Работа у нас — это возможность выбрать интересную профессиональную траекторию в некоммерческом секторе и стать частью дружной команды, где каждый решает важные социальные задачи и раскрывает свой потенциал.
Мы предлагаем:
Мы в поиске секретаря-делопроизводителя, готового осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности организации, а также оказывать помощь и поддержку сотрудникам Фонда в их работе.
Трудовые функции (обязанности)
Встречает гостей фонда и сообщает сотрудникам Фонда о посетителях. Заказывает пропуска для посетителей Фонда и автотранспорта (личного и грузового).
Отвечает на входящие телефонные звонки в зоне своей компетенции, перераспределяет их ответственным сотрудникам Фонда.
Отвечает за корреспонденцию в почтовом ящике info@fondpotanin.ru (отвечает на входящую почту/переадресовывает письма по сотрудникам соответствующих Дирекций).
Оказывает помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий Фонда в рамках своей зоны ответственности.
Отвечает за чистоту и порядок в общих зонах (переговорные комнаты, ресепшн, кухня, телефонные будки, склад).
Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
Выполняет иные функции по распоряжению непосредственного и вышестоящего руководителя в пределах своих компетенций.
Требования к кандидату
релевантный опыт работы не менее 3-х лет;
опытный пользователь ПК;
знание делового этикета;
личные качества: грамотная речь, коммуникабельность, доброжелательность, активность, ответственность, пунктуальность; клиентоориентированность, умение работать в режиме многозадачности;
английский язык – intermediate.
Условия:
полная занятость в офисе;
комфортный офис БЦ в 1 минуте от метро Тверская/Пушкинская/Чеховская;
испытательный срок – 3 месяца;
медицинская страховка (после прохождения испытательного срока).
- участие в оформлении договоров, контроль сроков выполнения работ и закрытия договоров;
- проверка документов на полноту и правильность оформления;
- организация рабочих совещаний/встреч;
- оформление необходимых для сопровождения проекта документов (корреспонденция, протоколы совещаний и др.);сбор и подготовка справочных, информационно-аналитических материалов, презентаций;
административная и организационная поддержка проектов:
- участие в оформлении договоров, контроль сроков выполнения работ и закрытия договоров;
- проверка документов на полноту и правильность оформления;
- организация рабочих совещаний/встреч;
- оформление необходимых для сопровождения проекта документов (корреспонденция, протоколы совещаний и др.);
- организационно-логистическое обеспечение работы экспертов;
- подготовка программ командировок;
- учет информационных материалов, сувенирной продукции по проектам;
- сбор и подготовка справочных, информационно-аналитических материалов, презентаций;
- cоставление отчетности;
- коммуникация с подрядчиками, партнерами и пр.;
- участие в организации email-рассылок.
Мы ожидаем от кандидата:
оконченное высшее образование;
опыт работы с большими объемами данных;
опыт сопровождения договоров;
интерес к работе Фонда и нашим благотворительным программам;
ответственность, аккуратность, доброжелательность, умение расставлять приоритеты, грамотно распоряжаться рабочим временем, системно мыслить;
умение работать самостоятельно и в команде;
стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности;
знание пакета MS Office (Word, Excel, Power Point);
знание основ делопроизводства;
отличные коммуникативные навыки и навыки деловой коммуникации.