;

Заходя на наш сайт, вы автоматически оставляете администратору свои пользовательские данные в целях функционирования сайта и проведения статистических исследований. Продолжая работу с сайтом, вы подтверждаете свое согласие на обработку пользовательских данных.

Зачем нужна система управления грантами?

Чтобы благотворительная деятельность отвечала духу времени, необходимо действовать согласованно, оперативно и проявлять гибкость. В то же время организационные процессы должны быть прозрачными и плавными.

Журнал Alliance, декабрь 2017

В 2019 году Фонд отметил свое двадцатилетие. Это повод не только подвести итоги и систематизировать достижения, но и вспомнить о том, что любой результат мы превращаем в инструмент для реализации стратегии, отвечающей новой философии филантропии. В том числе мы совершенствуем управление грантами. Так наши процедуры становятся более системными и гибкими: это необходимое условие для масштабирования деятельности и усиления эффекта.

Мы увеличили срок большинства проектов до трех лет, предусмотрели возможность однократного продления по результатам на такой же период и получения дополнительной финансовой поддержки. Увеличились максимальные суммы грантов во многих конкурсах.

Мы обеспечиваем благополучателям и партнерам самостоятельность в принятии решений, стабильность финансирования и отсутствие длительных согласований. Благодаря этому они могут активнее использовать инновации, оперативно реагировать на быстрые изменения внешних условий и достигать более устойчивых изменений.

Система управления грантами в работе Фонда

Система управления грантами оказывает положительный эффект на работу как партнеров и грантополучателей, так и самого Фонда. В частности, она позволяет:

  • строить с благополучателями отношения партнерства, в котором каждый отвечает за результат;
  • анализировать собственные результаты, чтобы развиваться;
  • достигать устойчивых преобразований в выбранных областях;
  • обмениваться идеями и инструментами между программами;
  • адаптироваться к разным задачам и форматам взаимодействия;
  • выполнять обязательства благотворительной организации и обеспечивать целевое использование средств.

Как работает система управления грантами?

Система управления грантами отвечает  принципам и ценностям Фонда .

Гранты предоставляются только на конкурной основе. Мы не рассматриваем индивидуальные запросы и обращения вне конкурсов или не по тематике  благотворительных программ Фонда .

Мы поддерживаем деловые и образовательные поездки для повышения квалификации и профессионального обмена между специалистами сферы культуры, образования, благотворительности и др., реализацию различных типов проектов командами и организациями, развитие институций.

Открытый доступ и прозрачность процедур обеспечивает управление грантами онлайн – через портал  zayavka.fondpotanin.ru . Этот инструмент помогает нам соответствовать требованиям цифровой эпохи, формировать и хранить грантовую историю Фонда.

Доверие – еще один важный принцип в управлении грантами. Мы отвечаем за свою деятельность и ожидаем ответственности от участников конкурсов, грантополучателей, экспертов. Мы рассчитываем, что данные, которые они предоставляют в Фонд, достоверны, полны, не нарушают условий конкурсов или чьих-либо прав. Если мы обнаруживаем недостоверные сведения или конфликт интересов, заявитель лишается права на участие в конкурсе или на получение гранта на любом этапе, а эксперт отстраняется от оценки заявок.

Как проводятся конкурсы

Конкурсы бывают:

  • открытыми – с неограниченным составом участников;
  • по приглашению – с ограниченным составом участников для реализации партнерских инновационных проектов.

Каждый конкурс ориентирован или только на организации (юридические лица), или только на физические лица. Для его проведения Фонд может привлекать партнерскую организацию – оператора.

Конкурсы предоставляют равные возможности победы, без установления квот или преференций для участников из определенных регионов и типов организаций или для отдельных номинаций.

Мы не предоставляем гранты:

  • индивидуальным предпринимателям;
  • коммерческим организациям любых форм, их филиалам и представительствам;
  • политическим партиям;
  • религиозным организациям;
  • саморегулируемым организациям.

Мы не предоставляем гранты, не привлекаем в качестве экспертов и партнеров:

  • государственных и муниципальных должностных лиц;
  • террористов и экстремистов, внесенных в государственный реестр;
  • дисквалифицированных лиц, внесенных в государственный реестр;
  • лиц, осужденных за коррупцию и отмывание средств.

Мы не предоставляем гранты для:

  • платных публикаций в научных журналах, специализированных изданиях, СМИ
  • создания коммерческих объектов авторского права (художественных, литературных, музыкальных, сценических и др)
  • приобретения недвижимого имущества (и земельных участков), капитального строительства новых зданий
  • приобретения автотранспорта
  • погашения задолженности организации
  • уплаты просроченных налогов, сборов, штрафов, пеней

Как принимаются решения о финансировании

Все конкурсные заявки оценивают независимые эксперты – признанные профессионалы в области, в которой проводится конкурс. Мы поддерживаем междисциплинарный и межрегиональный баланс, преемственность знаний экспертов и в то же время ежегодное обновление их составов. Для объективности и независимости принятия решений представители Фонда и оператора в экспертизе не участвуют.

Решение о финансировании принимается на основании рекомендаций экспертов и утверждается Генеральным директором Фонда.

10 шагов управления грантами

Проведение конкурсов

Все условия конкурсов мы формулируем в «Принципах и правилах предоставления грантов»: возможности участия, правила экспертизы, требования к договорам с победителями и отчетности. Они публикуются на сайте Фонда вместе с «Распоряжением о проведении конкурса» и контактами оператора, если конкурс проводится с участием партнерской организации.

Прием заявок и информационная кампания

Участники конкурса регистрируют личный кабинет и заполняют онлайн-заявку на портале Фонда до указанной финальной даты. Возможность редактировать или подать заявку автоматически прекращается в 24:00 московского времени в указанную финальную дату.

Для заявителей мы публикуем ответы на часто задаваемые вопросы и видеоинструкции, проводим консультации, вебинары и презентации. Каждый заявитель также может обратиться за индивидуальной консультацией в Фонд или к оператору конкурса.

Статус заявки – «Черновик» / «Подано».

Проверка поданных заявок на соответствие формальным критериям конкурса и достоверность информации

Формальные критерии определяются в «Принципах и правилах предоставления грантов». Они не допускают неоднозначного толкования или оценочных суждений. Заверения в полноте и достоверности информации и подтверждающие документы заявители предоставляют при заполнении конкурсной заявки.

Статус заявки – «Принят» / «Не принят».

Содержательная экспертиза заявок

Критерии, этапы и форматы оценки заявок, допущенных по формальным критериям, указываются в «Принципах и правилах предоставления грантов». Каждую заявку на каждом этапе оценивают не менее двух независимых экспертов. Оценка может проводиться в заочном или заочно-очном формате: с организацией скайп-интервью, очного тестирования, очного заседания экспертного совета.

Эксперты выставляют оценки и предоставляют Фонду заверения об отсутствии конфликта интересов при заполнении онлайн-формы в личном кабинете. Если обнаруживается конфликт интересов, эксперт не допускается к оценке.

Статус заявки – «На экспертизе» / «Прошел экспертизу».

Объявление состава победителей

Количество победителей и размеры грантов утверждаются в «Распоряжении о проведении конкурса». Список победителей публикуется на сайте Фонда после проверки рекомендованных кандидатов юридической службой. Победителям Фонд направляет по email поздравления и инструкцию, как реализовать право на получение гранта.

Статус заявки – «Поддержано» / «Не поддержано».

Подготовка договоров о гранте

Помимо рассылки инструкции, мы организуем для победителей вебинары или семинары. Также Фонд оказывает индивидуальные консультации.

Победители заполняют «Дополнительные данные для заключения договора о гранте» в личном кабинете. В форме можно уточнить дополнительные параметры проектов, статьи бюджета, определить размеры траншей. Договор для подписания автоматически формируется в pdf.

Статус заявки – «Грантополучатель».

Изменение условий договоров о гранте

Договоры гранта оставляют грантополучателям возможность самостоятельно принимать решения и корректировать планы проектов без согласования или при минимальном согласовании с Фондом. Допустимые самостоятельные изменения определяются в договорах. Для победителей одного конкурса условия будут одинаковыми: этапы, состав команды, перераспределение долей бюджета, однократное продление. В других случаях грантополучатели заполняют «Запрос на изменение условий договора» и, если Фонд одобряет запрос, подписывают дополнительное соглашение к договору. Соглашение для подписания автоматически формируется в pdf.

Мониторинг и экспертное сопровождение проектов

Мы помогаем грантополучателям достичь максимального результата и используем широкий набор инструментов, помимо финансовой поддержки: информационных, экспертных, образовательных. «Экстенсивные инструменты» объединяет открытая база знаний: вебинары, рекомендации, методички, истории успеха, результаты исследований, интервью на сайте Фонда и  в соцсетях. «Интенсивные инструменты» построены по принципу program-long-learning – тренинги, деловые игры, совместные стратегические сессии и «прокачка» социальных навыков для благополучателей, экспертов, партнеров.

Также в течение всего гранта мы проводим мониторинг, чтобы быть в курсе событий, вовремя выявлять проблемы, помогать в продвижении результатов. Мониторинги бывают двух видов. Выездной – когда сотрудники Фонда, оператора, эксперты посещают грантополучателей и их мероприятия, встречаются с выпускниками. Цифровой – подписка на страницы проектов в соцсетях, сайты, публикации и дневники проектов на портале.

Отчетность по гранту

Все грантополучатели предоставляют содержательные и финансовые отчеты по проектам; стипендиаты – содержательные отчеты. Для проектов, реализующихся менее 12 месяцев, – только итоговые; для более длительных – промежуточные и итоговые. Требования к отчетности указываются в «Принципах и правилах предоставления грантов» и в договорах. Отчетность заполняется в онлайн-формах на портале, печатные копии не требуются. Сканы подтверждающих документов и заверенного финансового отчета прикрепляются в личном кабинете.

Закрытие договоров о гранте

После принятия итогового отчета по гранту Фонд направляет грантополучателю письмо по email о закрытии гранта.

Статус заявки – «Выпускник».

Для кого важна система управления грантами?

  • Для сотрудников Фонда;
  • для экспертов и партнеров Фонда, операторов конкурсов;
  • для участников конкурсов – заявителей;
  • для победителей конкурсов – стипендиатов, грантополучателей, благополучателей;
  • для участников проектных команд и партнеров проектов;
  • для благотворительных организаций и фондов, которые проводят грантовые конкурсы.

Общие положения в договорах грантов

В 2020 году Фонд упростил принятие решений об изменении некоторых условий грантовых договоров:

Для юридических лиц

  1. Передача гранта организации – правопреемнику в случае реорганизации
  2. Замена руководителя проекта
  3. Продление грантов с целью закрепления достигнутых результатов

Для физических лиц

  1. Изменение условий участия в мероприятиях – для победителей конкурсов на участие в поездках и программах повышения квалификации.

Правила и сроки предоставления запросов об этих изменениях описаны в «Принципах и правилах предоставления грантов» и публикуются у нас на сайте.

Решение по каждому конкретному запросу принимается генеральным директором фонда на основании документов, предоставленных грантополучателем, и рекомендации директора программы.

Уведомление о решении фонда направляется на электронную почту, указанную в личном кабинете руководителя проекта.

В случае отрицательного решения Фонд не разъясняет причины, по которым запрос был отклонен.

  • 1. Переход права на получение и использование гранта правопреемнику

    При реорганизации (имеется в виду слияние организаций, присоединение, разделение, выделение, преобразование) в период действия гранта Фонд может рассмотреть возможность передачи гранта юридическому лицу – правопреемнику.

    Запрос нужно предоставить в течение 30 календарных дней с даты образования нового юридического лица.

    В случае отклонения запроса на передачу гранта правопреемнику остаток перечисленной, но не использованной суммы гранта, должен быть возвращен в Фонд.

    Список предоставляемых с запросом документов (в формате .pdf или .jpg)

    Для российских организаций:

    • документы, подтверждающие реорганизацию, и условия правопреемственности;
    • устав организации – правопреемника;
    • сведения о правопреемнике из ЕГРЮЛ;
    • документ, подтверждающий право руководителя организации на подписание официальных документов; а если договор подписывается не руководителем организации, то документы, подтверждающие право подписи договора иным лицом – приказ, доверенность;
    • сопроводительное письмо от руководителя организации правопреемника о поддержке проекта.

    Для иностранных организаций:

    • документы, подтверждающие реорганизацию, и условия правопреемственности;
    • устав организации – правопреемника – Charter/Bylaws;
    • свидетельство или иной документ, удостоверяющий регистрацию организации Правопреемника (регистрационный номер);
    • оригинал сертификата о налоговом резидентстве (Tax Residence Certificate), апостилированный и действительный в течение года с момента образования нового юридического лица;
    • документ, подтверждающий право руководителя организации – правопреемника на подписание официальных документов (Delegation of Authority); а если договор подписывается не руководителем организации, то документы, подтверждающие право подписи договора иным лицом –доверенность (Power of Attorney);
    • сопроводительное письмо от руководителя организации – правопреемника о поддержке Проекта.
  • 2. Замена руководителя Проекта

    Если в период гранта руководитель проекта увольняется из организации – грантополучателя или прекращает сотрудничество с ней, Фонд может рассмотреть возможность передачи руководства проектом другому действующему участнику проектной команды.

    Рассмотрение вопроса о назначении преемника возможно для проектов продолжительностью более 12 месяцев, до завершения которых остается не более 1/3 срока – в зависимости от достигнутых результатов.

    Проекты, продолжительностью менее 12 месяцев или до завершения которых остается более 1/3 продолжительности, завершаются досрочно без назначения преемника. Остаток уже перечисленной, но не использованной суммы гранта, должен быть возвращен в Фонд.

    Запрос нужно предоставить в течение 14 календарных дней с даты, когда стало известно об увольнении руководителя проекта.

    В ходе рассмотрения запроса преемнику – руководителю проекта и руководителю организации могут быть заданы дополнительные вопросы. Например, в ходе посещения организации представителями Фонда, участия в ее мероприятиях или проведения скайп-интервью.

    Список предоставляемых с запросом документов (в формате .pdf или .jpg)

    • официальное письмо-запрос – рекомендация руководителя организации – грантополучателя относительно преемника руководителя проекта;
    • заверенное руководителем организации – грантополучателя резюме преемника руководителя проекта;
    • досрочная промежуточная отчетность по проекту – содержательная и финансовая.
  • 3. Продление грантов с целью закрепления достигнутых результатов

    Возможность и условия продления проектов для закрепления или развития достигнутых ими результатов, включая сроки продления, суммы грантов, допустимые статьи расходов и др., будут описаны:

    • в «Принципах и правилах предоставления грантов» открытых конкурсов;
    • в «Принципах и правилах предоставления специальных грантов» конкурсов по приглашению

    Основания для рассмотрения запросов о продлении проектов:

    • подтвержденные значимые результаты начального проекта, получившего поддержку, соответствующие ожидаемым результатам или превосходящие их;
    • сохранение неизменными существенных составляющих проекта: название, цели, организация – грантополучатель, руководитель проекта, ротация проектной команды не выше 20% состава;
    • преемственность задач, общей концепции, плана реализации проекта;
    • обоснованная актуальность продолжения проекта для усиления/ масштабирования достигнутых результатов;
    • утвержденная дополнительная промежуточная отчетность по проекту.

    Для продления проекта нужно:

    • Не позднее 60 дней до окончания действующего договора гранта представить концепцию нового проекта и дополнительную промежуточную отчетность по действующему проекту на портале.
    • Получить по электронной почте приглашение на проработку концепции: не позднее чем через 15 дней с даты получения концепции.
    • Заполнить форму запроса на портале не позднее чем за 30 дней до даты окончания действующего договора гранта.
    • Подписать два экземпляра дополнительного соглашения к договору гранта (сформируется на портале автоматически), подписать у руководителя организации и направить на подпись в Фонд.
  • 4. Изменение условий участия в мероприятиях – для физических лиц

    В ряде исключительных случаев Фонд может рассмотреть возможность изменения условий пребывания грантополучателей на мероприятиях или в поездках: маршрута проезда, сроков, условий проживания.

    Запрос о плановых изменениях и подтверждающие документы нужно предоставить до даты заключения договора об оказании благотворительной помощи и не позднее, чем за 14 дней до начала поездки:

    • приезд не из города проживания / отъезд не в город проживания грантополучателя – в случае официальной командировки (приказ на командировку, приглашение от другого организатора);
    • приезд раньше даты начала мероприятия / отъезд позднее даты завершения мероприятия – в случае официальной командировки в город проведения мероприятия (приказ на командировку, приглашение от другого организатора);
    • использование билета на проезд только в одну сторону: возможно по любой причине с проездом в другую сторону за счет грантополучателя в случае предварительного уведомления.

    Если к моменту получения уведомления билеты в обе стороны уже были приобретены Фондом, грантополучателю необходимо вернуть стоимость неиспользованного билета.

    • проживание не в гостинице, забронированной Фондом для участника/ участников мероприятия: возможно по любой причине за счет грантополучателя в случае предварительного уведомления.

    Если к моменту получения уведомления проживание уже было оплачено Фондом, грантополучателю необходимо вернуть ту часть оплаты (бронирования), которая не может быть возвращена гостиницей.

    • приезд и проживание с ребенком/ с детьми без дополнительного сопровождающего для ребенка не допускаются;

    Приезд и проживание сопровождающего и ребенка оплачиваются за счет грантополучателя.

    • отказ от поездки не по причине форс-мажора

    Если к моменту получения уведомления фондом уже приобретены билеты и/ или оплачена гостиница, грантополучателю необходимо вернуть фонду стоимость проезда и проживания.

    Документы, подтверждающие форс-мажорные ситуации, нужно предоставить в течение 14 календарных дней с даты завершения мероприятия:

    • смерть родственника грантополучателя (справка);
    • болезнь или травма грантополучателя или близкого родственника (справка или больничный лист);
    • отмена или существенная задержка рейса (подтверждение от компании - перевозчика);
    • невозможность попасть в аэропорт/ из аэропорта по погодным или технологическим условиям (наводнения, размытые или разобранные/ перекрытые дороги, отмена аэроэкспрессов и т.п. – подтверждающий документ или ссылка на официальную публикацию);
    • чрезвычайное происшествие по месту жительства или работы грантополучателя: пожар, протечка, обрушение и т.п. (официальное заключение по итогам осмотра помещения);
    • форс-мажорные обстоятельства в организации/ в офисе – только для руководителей организации: внеплановые проверки и т.п. (протоколы);
    • внеплановые мероприятия, инициированные вышестоящими органами (министерства, правительства регионов и т.п.) – только для руководителей организации (официальное приглашение, письмо, уведомление).